fbpx

Social Insurance – Launch of a new Information System “Ergani”

Για τα ελληνικά

The Ministry of Labor, Welfare, and Social Insurance has announced that on September 13, 2021 will launch of a new Information System “Ergani”.

Information regarding new recruitments will be made available online only through the “ERGANI” Information System at https://ergani.mlsi.gov.cy.

For information on using Ergani, please tap or click here.

The main changes that apply are:

  1. A registration application by an employer is submitted no later than one (1) day before the date on which the applicant is expected to become an employer.
  2. The recruitment of each employee must be submitted at least one day prior to the employment Start Date.
  3. Recruitments may also be stored without submission, with options of deletion, management/submission, and may be submitted directly with the possibility of cancellation through a relevant option given that the date and time of employment start has not passed.
  4. Submitted recruitments are added to the Social Insurance Scheme register following the date and time of employment start; after the date and time of employment start, cancellation is no longer possible at ERGANI.
  5. When the recruitment is added to the Social Insurance Scheme system, the initial Ergani recruitment may display modifications of personal employee data, with modification indicated by one star. These are points that do not comply with those registered in the Insurance Scheme system and are corrected automatically in Ergani.
  6. Recruitment submission is allowed even if the individuals are uninsured and do not have a Social Security Number (AKA).
  7. In cases of Cypriots and third-country nationals, these details must be cross-referenced with Population and Immigration Records. In these cases, personal details must be accurately copied from official documents, such as Cypriot ID cards and Alien Residence Permits.
  8. For cases of uninsured European citizens, Ergani allows the recruitment to be submitted, provided that a European citizen identification file is attached. Such recruitment, when the person is not immediately identified through an official source, remains pending at ERGANI and requires relevant management by Social Insurance Scheme agents. It is important that only European IDs of European citizens be attached as files and no other documents. In addition, the attached files must be legible.
  9. After the issuance of the Social Security Number by the Social Insurance Scheme system, this will appear in the specific recruitment in Ergani through the options “RECRUITMENT”/”SEARCH”, or “VIEW DATA”/”EMPLOYMENT DETAILS”.
  10. During the final recruitment submission phase concerning third-country nationals, the system requires the upload of legal documents conferring the right to employment, such as an employment contract. A relevant list may be found online at Ergani).
  11. Recruitments submitted to Ergani by employers/external users are characterized as online submissions, while recruitments submitted by the Social Insurance Scheme users/internal users are characterized as printed.

Please note that as of September 13, 2021, the issuance and use of “EMPLOYMENT START CERTIFICATES” is discontinued.

Each employer must keep a recruitment register, in which they enter, in order the recruitment date, personal data of each employee (serial number, name, Identity Card Number, Social Security Number, date of recruitment, and employment start date).

Κοινωνικές Ασφαλίσεις-Έναρξη Λειτουργίας του Πληροφοριακού Συστήματος «Εργάνη»

Το Υπουργείο Εργασίας Πρόνοιας και Κοινωνικών Ασφαλίσεων ανακοίνωσε ότι στις 13 Σεπτεμβρίου 2021 θα γίνει έναρξη της Λειτουργίας του Πληροφοριακού Συστήματος’ Εργάνη’

H γνωστοποίηση των νέων προσλήψεων θα γίνεται μόνο ηλεκτρονικά μέσω του Πληροφοριακού Συστήματος «ΕΡΓΑΝΗ», το οποίο βρίσκεται στην ιστοσελίδα https://ergani.mlsi.gov.cy.

Για πληροφορίες χρήσης του Εργάνη μπορείτε να βρείτε πατώντας εδώ.

Οι βασικές τροποποιήσεις που θα ισχύσουν είναι:

  1. Η αίτηση εγγραφής εργοδότη υποβάλλεται το αργότερο μία (1) μέρα πριν την ημερομηνία που ο αιτητής αναμένεται να καταστεί εργοδότης.
  2. Η πρόσληψη του κάθε εργοδοτουμένου πρέπει να υποβάλλεται τουλάχιστο μια μέρα πριν από την ημερομηνία έναρξης της απασχόλησής του.
  3. Οι προσλήψεις μπορούν να αποθηκεύονται χωρίς υποβολή με δυνατότητα διαγραφής ή διαχείρισης/υποβολής αλλά και να υποβάλλονται απευθείας με δυνατότητα ακύρωσης μέσω σχετικής επιλογής νοουμένου ότι δεν έχει παρέλθει η μέρα και ώρα έναρξης της απασχόλησης.
  4. Οι υποβληθείσες προσλήψεις προστίθενται στο Μητρώο των Υπηρεσιών Κοινωνικών Ασφαλίσεων (Υ.Κ.Α) αφού παρέλθει η μέρα και ώρα έναρξης της απασχόλησης του εργοδοτουμένου, συνεπώς μετά από την μέρα και ώρα έναρξης της απασχόλησης δεν είναι δυνατή η ακύρωσή τους στο ΕΡΓΑΝΗ.
  5. Όταν η πρόσληψη προστεθεί στο σύστημα των Υ.Κ.Α, ενδέχεται η αρχική πρόσληψη στο Εργάνη να εμφανίσει τροποποιήσεις στα προσωπικά στοιχεία του εργοδοτουμένου με δείκτη τροποποίησης ένα αστεράκι. Πρόκειται για στοιχεία που δεν συνάδουν με αυτά που είναι καταχωρισμένα στο σύστημα των Υ.Κ.Α και διορθώνονται αυτόματα στο Εργάνη.
  6. Επιτρέπεται υποβολή πρόσληψης έστω και αν τα άτομα είναι ανασφάλιστα (δεν έχουν Αριθμό Κοινωνικών Ασφαλίσεων – (ΑΚΑ).
  7. Εάν πρόκειται για Κύπριους και πολίτες τρίτης χώρας, θα πρέπει τα στοιχεία τους να ταυτοποιούνται με τα αντίστοιχα στο  Αρχείο Πληθυσμού και Μετανάστευσης, συνεπώς για αυτές τις περιπτώσεις τα προσωπικά στοιχεία θα πρέπει να αντιγράφονται επακριβώς από τα επίσημα έγγραφα, όπως Κυπριακή Ταυτότητα και Άδεια Διαμονής Αλλοδαπού.
  8. Στην περίπτωση ανασφάλιστων Ευρωπαίων πολιτών, το Εργάνη επιτρέπει την υποβολή πρόσληψης, με προϋπόθεση την επισύναψη αρχείου ταυτοποίησης του Ευρωπαίου πολίτη. Η πρόσληψη αυτή, καθότι το άτομο δεν ταυτοποιείται άμεσα με οποιαδήποτε επίσημη πηγή, μένει σε εκκρεμότητα στο ΕΡΓΑΝΗ και απαιτείται σχετική διαχείριση από Λειτουργούς των Υ.Κ.Α. Είναι σημαντικό να επισυνάπτονται ως αρχεία μόνο οι Ευρωπαϊκές ταυτότητες των Ευρωπαίων πολιτών και όχι άλλα έγγραφα. Επιπρόσθετα, θα πρέπει να διασφαλίζεται ότι τα επισυναπτόμενα αρχεία είναι ευανάγνωστα.
  9. Μετά την έκδοση του Α.Κ.Α από το σύστημα των Υ.Κ.Α, αυτό θα είναι εμφανές στη συγκεκριμένη πρόσληψη στο Εργάνη μέσω των επιλογών «ΠΡΟΣΛΗΨΕΙΣ»/«ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ» ή «ΠΡΟΒΟΛΗ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ»/«ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΕΡΓΟΔΟΤΗΣΕΩΝ».
  10. Κατά την τελική υποβολή πρόσληψης που αφορά πολίτες τρίτης χώρας, απαιτείται από Σύστημα το ανέβασμα αρχείου νομιμοποιητικών εγγράφων που του δίνουν δικαίωμα στην εργασία, όπως για παράδειγμα συμβόλαιο εργοδότησης. Σχετικός κατάλογος έχει ήδη αναρτηθεί στο Εργάνη).
  11. Οι προσλήψεις που υποβάλλονται στο Εργάνη από τους εργοδότες/εξωτερικούς χρήστες χαρακτηρίζονται ως ηλεκτρονικές ενώ οι προσλήψεις που υποβάλλονται από τους χρήστες ΥΚΑ/εσωτερικούς χρήστες χαρακτηρίζονται ως έντυπες.

Επισημαίνεται ότι από τις 13 Σεπτεμβρίου 2021 καταργείται η έκδοση και χρήση της «ΒΕΒΑΙΩΣΗΣ ΕΝΑΡΞΗΣ ΑΠΑΣΧΟΛΗΣΗΣ».

Κάθε εργοδότης οφείλει να τηρεί μητρώο προσλήψεων, στο οποίο θα πρέπει καταχωρίζει, κατά σειρά ημερομηνίας πρόσληψης, προσωπικά στοιχεία για κάθε μισθωτό (αύξοντα αριθμό, ονοματεπώνυμο, Αριθμό Δελτίου Ταυτότητας, Αριθμό Κοινωνικών Ασφαλίσεων, ημερομηνία πρόσληψης και ημερομηνία έναρξης της απασχόλησης).

Our team is always at your disposal for any queries you may have.